Etika persidangan
Etika Persidangan
Sidang atau rapat adalah pertemuan formal suatu organisasi untuk membahas masalah tertentu agar menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan organisasi. Penguasaan tata cara persidangan/rapat mutlak dimiliki oleh para “pemain” organisasi. Kenapa? Karena dari sidang/rapat inilah akan keluar keputusan yang mengikat dan akan menentukan perjalanan organisasi maupun individu-individu yang terlibat di dalamnya, dan dari keterjebakan keputusan yang dihasilkan.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam persidangan/rapat:
1. Tempat/ruangan
2. Waktu
3. Agenda acara/pembahasan
4. Perlengkapan dan peralatan
5. Peserta
6. Tata tertib
7. Pemimpin sidang/rapat
8. Keputusan/kesimpulan sidang/rapat
Tempat Sidang. Perlu diperhatikan tempat berlangsungnya sidang/rapat yang memadai. Jangan melangsungkan pertemuan yang penting di tempat dimana tidak bisa berlangsung dengan baik karena persoalan gangguan, tidak nyaman, format atau posisi peserta, tidak tersedianya sarana penunjang dan sebagainya.
Waktu Sidang. Demi disiplin sidang faktor waktu mesti diperhatikan. Jangan sampai sidang berlangsung tanpa ada kepastian waktu, harus ditentukan durasi, dimulai dan diakhiri serta kapan waktu istirahat jika sidang berlangsung lama. Para peserta harus displin dengan persoalan waktu.
Agenda Pembahasan. Sebelum sidang/rapat berlangsung para peserta harus sudah tahu materi apa yang akan dibahas. Jangan sampai peserta menduga-duga maksud pertemuan, ketidakjelasan agenda pembahasan membuat sidang/rapat bisa ngelantur kemana-mana. Kalau tidak ada agenda yang jelas, maka itu kongkow-kongkow namanya, bukan bersidang.
Perlengkapan/Peralatan. Siapkan apa saja perlengkapan/peralatan yang dibutuhkan. Jika sidang/rapat berlangsung di tempat yang luas maka diperlukan pengeras suara. Dalam sidang formil perlu juga disiapkan palu untuk memutuskan/menetapkan hasil sidang/rapat. Jika persidangan agak “besar” perlu disiapkan LCD dan perangkat komputer serta mesin foto copy, setiap selesai sidang pleno/komisi hasilnya langsung dibagikan pada peserta.
Peserta. Siapa saja yang boleh mengikuti persidangan, dan apakah dibolehkan peninjau. Siapa yang punya hak bicara (menyampaikan pendapat) dan punya hak suara (membuat keputusan). Setiap peserta sebaiknya diberi tanda pengenal.
Tata Tertib. Harus diatur apa yang boleh dan tidak boleh, etika dan aturan main persidangan. Berapa kali peserta boleh mengajukan pendapat untuk topik yang sama, bagaimana meng-interupsi, bagaimana cara orang jika hendak keluar dari ruang sidang, berapa termin untuk satu masalah dll
Pemimpin Sidang/Rapat. Pemimpin bisa dari pemimpin organisasi atau ditunjuk oleh peserta sidang. Tergantung dari jenis sidang/rapat itu sendiri. Pemimpin sidang/rapat haruslah orang yang mengerti teknik bersidang/rapat. Sukses atau gagalnya persidangan sangat ditentukan oleh keahlian dan kecakapan pemimpin. Banyak sidang berlangsung chaos dan amburadul karena kesalahan pemimpin. Pemimpin haruslah mempunyai sifat-sifat kepimpinan, berwibawa, peka, disiplin, bisa mengelola konflik, santun dan sifat-sifat positif lainnya. Pokoknya pemimpin harus bisa mengarahkan sidang ke arah keputusan secara efektif dan efisien. Pemimpin sidang dibantu oleh sekretaris persidangan yang mencatat semua pembicaraan di persidangan, jika dibutuhkan dapat diangkat beberapa orang notulis untuk membantu sekretaris persidangan.
Keputusan/Kesimpulan Sidang. Output product dari persidangan/rapat adalah keputusan atau menghasilkan kesimpulan. Keputusan yang dibuat tidaklah bertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi, diusahakan memuaskan semua pihak. Hendaknya keputusan yang dibuat mengedepankan asas musyawarah untuk mufakat,
Sidang atau rapat adalah pertemuan formal suatu organisasi untuk membahas masalah tertentu agar menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan organisasi. Penguasaan tata cara persidangan/rapat mutlak dimiliki oleh para “pemain” organisasi. Kenapa? Karena dari sidang/rapat inilah akan keluar keputusan yang mengikat dan akan menentukan perjalanan organisasi maupun individu-individu yang terlibat di dalamnya, dan dari keterjebakan keputusan yang dihasilkan.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam persidangan/rapat:
1. Tempat/ruangan
2. Waktu
3. Agenda acara/pembahasan
4. Perlengkapan dan peralatan
5. Peserta
6. Tata tertib
7. Pemimpin sidang/rapat
8. Keputusan/kesimpulan sidang/rapat
Tempat Sidang. Perlu diperhatikan tempat berlangsungnya sidang/rapat yang memadai. Jangan melangsungkan pertemuan yang penting di tempat dimana tidak bisa berlangsung dengan baik karena persoalan gangguan, tidak nyaman, format atau posisi peserta, tidak tersedianya sarana penunjang dan sebagainya.
Waktu Sidang. Demi disiplin sidang faktor waktu mesti diperhatikan. Jangan sampai sidang berlangsung tanpa ada kepastian waktu, harus ditentukan durasi, dimulai dan diakhiri serta kapan waktu istirahat jika sidang berlangsung lama. Para peserta harus displin dengan persoalan waktu.
Agenda Pembahasan. Sebelum sidang/rapat berlangsung para peserta harus sudah tahu materi apa yang akan dibahas. Jangan sampai peserta menduga-duga maksud pertemuan, ketidakjelasan agenda pembahasan membuat sidang/rapat bisa ngelantur kemana-mana. Kalau tidak ada agenda yang jelas, maka itu kongkow-kongkow namanya, bukan bersidang.
Perlengkapan/Peralatan. Siapkan apa saja perlengkapan/peralatan yang dibutuhkan. Jika sidang/rapat berlangsung di tempat yang luas maka diperlukan pengeras suara. Dalam sidang formil perlu juga disiapkan palu untuk memutuskan/menetapkan hasil sidang/rapat. Jika persidangan agak “besar” perlu disiapkan LCD dan perangkat komputer serta mesin foto copy, setiap selesai sidang pleno/komisi hasilnya langsung dibagikan pada peserta.
Peserta. Siapa saja yang boleh mengikuti persidangan, dan apakah dibolehkan peninjau. Siapa yang punya hak bicara (menyampaikan pendapat) dan punya hak suara (membuat keputusan). Setiap peserta sebaiknya diberi tanda pengenal.
Tata Tertib. Harus diatur apa yang boleh dan tidak boleh, etika dan aturan main persidangan. Berapa kali peserta boleh mengajukan pendapat untuk topik yang sama, bagaimana meng-interupsi, bagaimana cara orang jika hendak keluar dari ruang sidang, berapa termin untuk satu masalah dll
Pemimpin Sidang/Rapat. Pemimpin bisa dari pemimpin organisasi atau ditunjuk oleh peserta sidang. Tergantung dari jenis sidang/rapat itu sendiri. Pemimpin sidang/rapat haruslah orang yang mengerti teknik bersidang/rapat. Sukses atau gagalnya persidangan sangat ditentukan oleh keahlian dan kecakapan pemimpin. Banyak sidang berlangsung chaos dan amburadul karena kesalahan pemimpin. Pemimpin haruslah mempunyai sifat-sifat kepimpinan, berwibawa, peka, disiplin, bisa mengelola konflik, santun dan sifat-sifat positif lainnya. Pokoknya pemimpin harus bisa mengarahkan sidang ke arah keputusan secara efektif dan efisien. Pemimpin sidang dibantu oleh sekretaris persidangan yang mencatat semua pembicaraan di persidangan, jika dibutuhkan dapat diangkat beberapa orang notulis untuk membantu sekretaris persidangan.
Keputusan/Kesimpulan Sidang. Output product dari persidangan/rapat adalah keputusan atau menghasilkan kesimpulan. Keputusan yang dibuat tidaklah bertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi, diusahakan memuaskan semua pihak. Hendaknya keputusan yang dibuat mengedepankan asas musyawarah untuk mufakat,
Komentar
Posting Komentar